U slučajevima da iz objektivnih razloga nije moguće izvršiti ispitivanje vozila ili ispuniti uslove navedene u zahtjevu, pisanim će se putem o tome obavijestiti podnositelja zahtjeva.
Za navedeno se koristi obrazac I-OBR-002 „Odgovor na zahtjev“.
U slučajevima da je za ispitivanje vozila neophodno da vozilo ostane u prostoru ispitnog tijela, popunjava se obrazac I-OBR-003 „Primopredaja vozila“. Na isti dokumenat se upisuju i uočeni nedostaci ili oštećenja na vozilu u trenutku zaprimanja i vrši fotografiranje karakterističnih detalja. Stanje vozila u trenutku primopredaje svojim potpisima potvrđuju podnositelj zahtjeva i službena osoba ispitnog tijela.
U fazi prihvatanja vozila na ispitivanje stručna osoba ispitnog tijela dužna je preuzeti i na adekvatan način obilježiti dokumentaciju koju prilaže podnositelj zahtjeva. Na sve zaprimljene dokumente neizbrisivom olovkom, na vidljivom mjestu, upisuje se broj zahtjeva pod kojim se ispitivanje vodi (po potrebi se izrađuju preslike dokumenata).
U fazi ispitivanja vozila stručne osobe ispitnog tijela koriste se opremom i obrascima propisanima u procedurama i uputstvima za pojedine vrste ispitivanja i provode postupke opisane u istima.